Participer à un salon : bonnes pratiques

Comme tout événement majeur pour une entreprise, il faut, avant de se lancer, être sûrs d’être bien préparés. Pour ce faire, voici les plusieurs étapes indispensables à suivre.

Bien se préparer à un salon est indispensable pour une visite réussie

Bien se préparer à un salon est indispensable pour une visite réussie  © Piscine Global 2016

1- Choisir le bon salon

Ce n’est pas parce que de multiples entreprises participent à un salon particulier qu’il faut les suivre : il est primordial de rappeler que le choix d’un salon ne se fait pas au hasard, mais suite à une réflexion préalable. Il faut surtout se poser la question suivante :

  • Quel salon correspond le mieux à mes objectifs actuels ? La réponse à cette question s’inscrit dans une longue réflexion sur l’entreprise, à court et long terme. Selon l’objectif (augmenter les prospects, la notoriété de l’entreprise, nouer de nouveaux partenariats, présenter un produit innovant…), le salon choisi ne sera pas forcément le même. Il est important de se renseigner sur chacun des salons pouvant correspondre au domaine d’activité de l’entreprise, puis au public fréquenté, à l’accessibilité….
  • L’idéal, pour se renseigner au mieux sur un salon, est de commencer par s'y rendre en tant que visiteur : explorez le salon, ses aménagements, son déroulement, les exposants, le nombre de visiteurs, sa localisation…Et déterminez ainsi si ce salon pourrait être bénéfique.

2- Prévoir le budget nécessaire

Pour participer à un salon en tant qu’exposant, rappelons qu’il faut mettre la main à la pâte, et au porte-monnaie. Selon les salons, la participation est plus ou moins onéreuse : il est toujours bon de se renseigner au préalable afin d’éviter les surprises. Pour vous aider, voici une liste des investissements auxquels penser pour préparer sa participation à un salon :

  • Présence sur le salon : les frais de location du stand, d’inscription et les badges
  • L’aménagement du stand : cloisons, mobilier, éclairage, branchements, frais de nettoyage…
  • Les frais de communication : matériels de promotion (presse, kakémonos, affiches…), invitations gratuites, échantillons, etc.
  • Les frais liés au personnel : transport, hébergement…

3- Faire un rétro-planning du salon

Un salon se prépare en moyenne un an à l’avance : il faut, en effet, préparer attentivement sa participation en suivant plusieurs éléments : de la maquette du futur stand à la promotion, en n’oubliant pas les détails techniques comme l’obtention des badges exposants. Pour ne rien oublier, pensez à effectuer une check-list ou un rétro-planning : idéal pour noter toutes les deadlines concernant le salon et suivre jour après jour l’avancée des travaux.
La veille du grand jour, n’oubliez pas de vérifier la bonne mise en place du stand et préparez un petit kit utile en cas d’oublis avec stylos, rallonges, etc.

4- Prévoir les équipes présentes sur le salon

Elément également indispensable, les équipes du salon doivent être prévues à l’avance, et composées avec soin selon le salon fréquenté : des commerciaux, certes, mais également des techniciens qui peuvent avoir des compétences techniques à montrer, ce qui peut être fort intéressant. Les équipes présentes sur le salon doivent être formées et savoir répondre au mieux aux questions des visiteurs : préparer un discours commercial idéal, qui puisse s’adapter aux différents visiteurs, permettra à l’entreprise d’être la plus efficace possible sur place. De plus, pensez à répartir les tâches afin que le salon se déroule sans accroches.

5- Communiquer autour de sa présence au salon…

Comme pour tout autre événement, lors de la présence d’une entreprise, il est important de communiquer en amont et pendant l’événement afin d’appuyer la visibilité de l’entreprise, d’attirer d’éventuels prospects sur le stand et tout simplement, de les tenir informés. Pour ce faire, tous les outils de communication sont bons : communiqués de presse, newsletter, site internet et réseaux sociaux… N’hésitez pas à envoyer des invitations et relances.

6- Préparez votre stand et les bons outils de communication qui vont avec

Pour avoir un stand efficace sur le salon, il faut penser à tout : de l’emplacement à l’esthétique et la personnalisation du stand.

  • Pour obtenir les meilleurs emplacements sur les salons, il faut s’y prendre dès la première heure : les meilleures places (près de l’accueil, de la salle de presse notamment) partent les premières ! Avant tout, il faut éviter les coins sombres, colonnes ou allées sans issues.
  • Votre stand doit être préparé à la personnalisation : il doit être unique et attirer l’œil grâce à des dispositifs de PLV : affiches, kakémonos, présentation de produits…C’est à vous d’imaginer le stand idéal. N’oubliez pas que votre stand doit attirer le regard, mais également être accueillant dès le premier abord pour les visiteurs : rendez le stand accessible en évitant l’accumulation, et rendez également le personnel accessible, souriant et ouvert à la conversation.
  • Pensez à préparer une fiche présentant votre entreprise ou / et des cartes de visite à distribuer afin de créer du contact client.

7- Investissez l’Espace Presse !

Présent dans une grande majorité des salons, cet espace permet aux journalistes de récolter des informations sur les exposants, le salon… N’oubliez pas de déposer vos dossiers et communiqués de presse afin qu’ils soient utilisés par les journalistes et donc…que l’on parle de vous !

8- Pendant le salon : le visiteur au centre du dialogue

Pendant le salon, l’exposant doit prêter une oreille attentive aux besoins de chacun des visiteurs, qui sont uniques et ont des questions différentes. Avant de se lancer dans un argumentaire commercial, veillez à prêter une attention particulière au visiteur et à ses besoins afin d’adapter le discours au mieux, et donc de mieux le convaincre !

9- L’après-salon : l’heure du bilan

Une fois le salon terminé, il ne faut surtout pas l’oublier, ou se préparer directement au suivant : avant, l’heure doit être au bilan. Quels contacts avez-vous pu générer grâce au salon, quelles pistes d’amélioration pour les prochains salons ? Quel bilan, en chiffres, pouvez-vous retirer de cette expérience ? Organiser une réunion après le salon pour réunir toutes ces données et impressions est indispensable afin de récolter les informations nécessaires au bon développement de l’entreprise.

10- Relancez les contacts

Grâce aux salons, de nombreux contacts peuvent être générés : là aussi, il s’agit de ne pas les oublier et d’en tirer le meilleur parti en les relançant dans un délai assez court. Que ce soit pour leur faire parvenir des documents complémentaires, proposer un rendez-vous ou discuter plus précisément de thématiques abordées lors du salon, personnalisez vos emails et courriers afin d’atteindre la cible.

 

        

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